Para realizar un proceso de cobranzas eficiente, se tiene como objetivo principal convertir las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más pronto posible, para así revertir un efecto negativo en el flujo de caja o en el Capital de Trabajo de la empresa. Una cobranza efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas, que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. 

Estos procesos deben ser medidos y controlados, por ello es importante utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza. 

Definición del proceso de cobranza: 

El proceso de cobranza es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. Este proceso de cobranza incluye: 

  • Gestión de documentos, facturas 
  • Pagarés 
  • Valores 
  • Políticas 
  • Indicadores 
  • Reportes 
  • Proceso o workflow 

Al utilizar políticas, indicadores y reportes de cobranza, podremos medir el desempeño, además de planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá definir y estandarizar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos. 

Las 5 etapas para realizar el Proceso de Cobranzas eficiente o efectiva: 

  1. Proceso y análisis de la información de cobranzas, organizar y validar la información posteriormente. 
  1. Segmentar la cartera de cobranzas y organizar los clientes a gestionar mediante un plan de cobranzas. 
  1. Definir y automatizar las estrategias cobranzas y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales. 
  1. Poner en marcha la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida de cobranza, de acuerdo con el plan de cobranza 
  1. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza. 

¿Como coordinar y realizar el proceso de cobranzas eficiente? 

Un proceso de cobranzas eficiente se logra gracias a la coordinación de todo el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que se aplicarán a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. Es por eso por lo que se debe automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobranza. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de WhatsApp. 

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, en muchas ocasiones hace que el proceso de cobranzas sea una tarea difícil y agotadora. Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabando de forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental. 

Si después de intentar estos consejos para negociar con tus clientes morosos te das cuenta de que no estás teniendo éxito, puede ser un buen momento para considerar una agencia de cobro de cartera. En emtelco te podemos ayudar a agilizar tus pagos, con nuestra herramienta de gestión de cobranzas Collect-e, te ayudará a estructurar reglas y cargas de trabajo, según la estrategia de la campaña.  

Con esta solución se pueden gestionar las campañas de cobro con múltiples equipos de trabajo, acompañados de agentes expertos de nuestra compañía y agentes externos que trabajan en conjunto para ayudarte a conseguir esos resultados esperados.  Esta aplicación hace un seguimiento a la gestión de la cartera de acreedores, que funciona bajo un modelo por campañas en las cuales se contactan a los usuarios por teléfono, mensaje de texto o correo electrónico, con el motivo de llegar a un acuerdo de pago. Las campañas se realizan con los campos necesarios para recopilar información de valor, y sus resultados pueden consultarse con reportes en línea o en reportes accesibles.    

Ingresa a nuestra página web en www.emtelco.com.co, para que te comuniques con nuestros expertos y puedas tener toda la información que necesites, o escríbenos a nuestra línea de WhatsApp 304 637 09 06. 

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